会议筹备活动由下列学术文化机构和图书馆负责人组成。此外，由卑诗大学图书馆成立的秘书处将负责具体筹备工作。
共同主席
美国俄亥俄大学图书馆国际收藏部主任 Jeffrey Ferrier
加拿大卑诗大学亚洲图书馆馆长 袁家瑜
成员
加拿大卑诗大学及西门菲沙大学加华纪事项目经理 方静怡
美国布朗大学历史及族裔系教授 胡其瑜 (Evelyn Hu-DeHart)
香港大学冯平山图书馆副馆长 高玉华
美国国会图书馆亚洲部前主任 李华伟
加拿大多伦多大学利铭泽典宬馆长 梁恒达
美国俄亥俄大学图书馆馆长 Scott Seaman
中国暨南大学图书馆华侨华人文献信息中心主任 徐云
加拿大卑诗大学历史系副教授及圣约翰学院院长 / 加华纪事项目主管 余全毅
中国华侨华人历史研究所编审/ 《华侨华人历史研究》杂志主编 张秀明
美国康奈尔大学东亚图书馆馆长 郑力人
中国厦门大学国际关系学院及南洋研究院院长 庄国土
秘书处
会议经理 方静怡
会议统筹 (加拿大卑诗大学亚洲图书馆助理) 邹崇乐
会议助理 季贝妮
会议助理 王冠之